如何在咖啡廳里解讀職場(chǎng)PPT

中央商務(wù)區(qū)的星巴克，是白領(lǐng)經(jīng)常光顧的地方。我到這里來(lái)，不僅是為了看書(shū)和備課，更是為了體會(huì)職場(chǎng)白領(lǐng)們是如何開(kāi)會(huì)和討論的。

辦公室里太單調(diào)乏味，而咖啡廳里恰好能產(chǎn)生新鮮的想法。午后的咖啡時(shí)間里，外企的經(jīng)理們常常會(huì)把下屬和會(huì)談帶到這里來(lái)。如果大老板喜歡喝咖啡，那么經(jīng)理們被召集在星巴克開(kāi)會(huì)就是常有的事。我因此摸清了兩個(gè)公司在星巴克召開(kāi)周例會(huì)的習(xí)慣。嗯，如果我懂唇語(yǔ)，甚至都能整理出這個(gè)公司的業(yè)務(wù)周報(bào)了。

在下午3點(diǎn)到5點(diǎn)的時(shí)間里，我守株待兔，總是能碰上他們。偶爾是一兩個(gè)人，低頭寫(xiě)文檔做PPT。更多的時(shí)候是幾個(gè)人開(kāi)會(huì)討論，話(huà)題總也少不了陳述報(bào)告和提案。

有一次，一位女孩兒電話(huà)約來(lái)了男同學(xué)幫助自己做PPT。他們討論得很大聲，以至于我想不聽(tīng)都不行。女孩兒幾乎是個(gè)PPT白癡(這可是她那位男同學(xué)說(shuō)的)，那位男士唉聲嘆氣，一邊親手幫助她趕做PPT，一邊嘟囔著這個(gè)概念可以用這個(gè)圖形，這個(gè)說(shuō)法可以用這個(gè)符號(hào)。我好奇地走到他們背后，看到了一副滿(mǎn)是框框和圈圈的頁(yè)面。女孩兒在旁邊安靜地觀(guān)看，一臉的茫然。要知道，她僅僅是一位行政助理，我不知道誰(shuí)能相信這樣的PPT會(huì)是她的匯報(bào)材料?

又有一次，我對(duì)面坐著一個(gè)HP的經(jīng)理，在筆記本上忙了一陣之后，站起來(lái)手插著腰大聲打電話(huà)給下屬：“你得讓客戶(hù)覺(jué)得咱們即使沒(méi)功勞也有苦勞啊!再加幾頁(yè)P(yáng)PT進(jìn)去，比如加上#@!和*&%￥……”

還有一次，一位自稱(chēng)常居美國(guó)的老先生在拉攏一位經(jīng)理投資他的生意，在寫(xiě)寫(xiě)畫(huà)畫(huà)了多頁(yè)A4紙之后，那位經(jīng)理好像沒(méi)怎么聽(tīng)進(jìn)去，說(shuō)：“您為什么不把這些內(nèi)容做成PPT?”

另有一次，一位投資經(jīng)理拿著iPad向他的2位大客戶(hù)講述投資產(chǎn)品，指尖點(diǎn)觸和滑動(dòng)之下，圖片、數(shù)據(jù)表格、視頻輪番演示，顯得很流暢，特瀟灑，客戶(hù)也聽(tīng)得興趣盎然。

就這樣，我在咖啡廳里學(xué)到了很多。以上的幾個(gè)典型場(chǎng)景都豐富了我的課程，甚至在這些事情的啟發(fā)下開(kāi)發(fā)出了一些工作流程和工具：

我為“菜鳥(niǎo)”開(kāi)發(fā)了簡(jiǎn)潔版的PPT規(guī)劃流程。讓他們可以快速構(gòu)思創(chuàng)建PPT頁(yè)面，避免在繁復(fù)的PPT技巧前迷失(在繁復(fù)PPT技巧面前，他們中有些人不僅僅是感到迷惑，簡(jiǎn)直是厭煩甚至恐懼)。我想我這樣的方法能幫到上文提到的女士，她可以輕松一點(diǎn)完成自己的事情，不用勞煩她的同學(xué)了。而且她也不需要把PPT做成那個(gè)樣子的，打個(gè)比喻來(lái)說(shuō)，她本來(lái)需要的是一只小貓，男同學(xué)卻牽來(lái)一只白額吊睛猛虎。

我為課程中增設(shè)了一節(jié)內(nèi)容，幫助職業(yè)人在做陳述報(bào)告的時(shí)候，要更關(guān)注信息的清晰度，而不是信息的數(shù)量。教會(huì)他們要適時(shí)停止無(wú)意義的準(zhǔn)備，如何不再堆砌更多的信息。并建議用我給出的工具去衡量信息的清晰度和說(shuō)服強(qiáng)度，檢驗(yàn)它們是否足夠能感染和打動(dòng)聽(tīng)眾。以此看來(lái)，那個(gè)HP的經(jīng)理要求部下往PPT里加入更多內(nèi)容是很大的誤區(qū)，這種多多益善的心態(tài)只能導(dǎo)致信息的模糊，反而降低了提案信息的能見(jiàn)度。

在紙上寫(xiě)寫(xiě)畫(huà)畫(huà)的老先生，他的做法并非全無(wú)是處。我向來(lái)建議那些過(guò)度依賴(lài)電腦和PPT的人士，要敢于離開(kāi)電腦思考和商討問(wèn)題。我的課程中也是這么演練的。學(xué)員們也能發(fā)現(xiàn)，離開(kāi)電腦得到的思路具有“很不一樣”的特色，比起對(duì)著電腦得來(lái)的內(nèi)容顯得更豐富和多元了。在打開(kāi)電腦和PPT之前，使用紙筆進(jìn)行規(guī)劃。這樣做的另一個(gè)好處就是：得出來(lái)的結(jié)果非常清晰，而且記憶深刻。這樣一來(lái)，學(xué)員脫稿上臺(tái)講解變得更加流暢，不會(huì)講著講著忘記后面要說(shuō)什么了。

受那位投資經(jīng)理的啟發(fā)，我為銀行開(kāi)發(fā)了一套iPad產(chǎn)品演示規(guī)范。這套規(guī)范中包含硬件部署和演示指南。把iPad演示中的演示內(nèi)容的順序、媒體內(nèi)容和Apps的切換、觸控屏幕和口頭講解的呼應(yīng)、演示適應(yīng)人數(shù)、邀請(qǐng)客戶(hù)觸控操作等細(xì)節(jié)做了規(guī)范。

那么，為什么不去向負(fù)責(zé)培訓(xùn)的經(jīng)理咨詢(xún)?或者對(duì)目標(biāo)學(xué)員做詳細(xì)的調(diào)研?卻要在咖啡廳里暗自觀(guān)察呢?

因?yàn)槲腋械竭@些觀(guān)察更為仔細(xì)和客觀(guān)，是調(diào)研表和當(dāng)面都代替不了的。

從HR經(jīng)理或者培訓(xùn)經(jīng)理那里，我總也聽(tīng)不到清晰準(zhǔn)確的描述。很少有人能夠準(zhǔn)確地向我描述團(tuán)隊(duì)究竟在陳述報(bào)告方面遭遇了什么樣的困境，或者為什么要學(xué)我這門(mén)課。他們總是象一位問(wèn)診者，說(shuō)家里有一群頭疼腦熱的病人，跟我這個(gè)醫(yī)生說(shuō)了些含糊的狀況(他們最常說(shuō)的就是“覺(jué)得他們不夠?qū)I(yè)”，然后就沒(méi)有了)，然后就督促讓我開(kāi)方子。他們甚至自己都不了解公司的銷(xiāo)售陳述報(bào)告是如何做的，也沒(méi)有親臨過(guò)銷(xiāo)售提案第一現(xiàn)場(chǎng)。

所以，除了商務(wù)酒店里的提案會(huì)和研討會(huì)之外，咖啡廳就成了我觀(guān)察職場(chǎng)陳述報(bào)告的又一場(chǎng)所。我覺(jué)得自己很像農(nóng)學(xué)院的學(xué)生，要不時(shí)地造訪(fǎng)那些塑料大棚，觀(guān)察自己種下的菜如何開(kāi)花結(jié)果;又像一位研究微生物的家伙，輕輕地打開(kāi)玻璃柜子，查看器皿中的孢子長(zhǎng)了多少……